Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date personale prelucrează Xelak prin site-ul xelaktech.com și prin platforma Xel, de ce le prelucrăm și cum vă puteți exercita drepturile.

Ultima actualizare: 28 septembrie 2026

1. Cine suntem

Această politică este emisă de Xelak Technology, IDNO 1024600013225, cu sediul în MD-2086, mun. Chișinău, s. Dobrogea, str. Ion Creangă 9, of. 18, Republica Moldova („Xelak”, „noi”). Pentru orice întrebare despre datele personale ne puteți scrie la contact@xelaktech.com sau ne puteți suna la +373 60 494 719.

2. La ce se aplică

Politica se aplică:

site-ului xelaktech.com;
platformei Xel (consola app.xelak.ai, API-ul, widget-ul de chat și conectorii) prin care afacerile folosesc asistenți AI în conversațiile cu clienții lor;
aplicației „Xel” pe platformele Meta (Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp) și boților Xel pe Telegram.

3. Rolurile noastre

Rolul nostru depinde de relația cu dumneavoastră:

Operator — când vizitați site-ul, ne scrieți sau folosiți consola Xel ca utilizator al unei afaceri: stabilim noi scopurile și mijloacele prelucrării, conform acestei politici.
Persoană împuternicită — când scrieți unei afaceri (magazin, clinică etc.) care folosește Xel, pe Instagram, Messenger, WhatsApp, Telegram sau prin widget-ul de pe site-ul ei: afacerea este operatorul datelor dumneavoastră, iar noi le prelucrăm doar în numele ei și după instrucțiunile ei. Vă recomandăm să citiți și politica de confidențialitate a afacerii.

4. Ce date prelucrăm

Nu solicităm și încercăm să nu prelucrăm categorii speciale de date (de exemplu date de sănătate), date de card sau numere de identificare (IDNP); dacă apar într-o conversație, sunt mascate în jurnalele tehnice.

Vizitatorii site-ului: datele trimise prin formularul de contact (nume, email, telefon, companie, mesaj); date tehnice (adresă IP, tip de browser, pagini accesate, evenimente de securitate); preferințele de cookie.
Clienții Xelak și utilizatorii consolei: nume, email, telefon, rol în organizație; datele contului și ale autentificării; jurnale de acces și de audit; date de facturare și de plată.
Administratorii care conectează conturi Meta prin Facebook Login: identificatorul de utilizator specific aplicației, token-urile de acces, lista Paginilor și a conturilor Instagram autorizate.
Persoanele care scriu unei afaceri care folosește Xel: identificatorul de pe platformă, numele sau numele de utilizator afișat, conținutul mesajelor și al comentariilor adresate afacerii, fișierele trimise, data și ora; datele furnizate pentru o comandă sau programare (de exemplu nume, telefon, adresă de livrare); preferințele de comunicare, inclusiv dezabonarea.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

Prelucrăm datele doar pentru scopuri clare, fiecare cu temeiul său legal:

Răspunsul la solicitări și pregătirea ofertelor — demersuri precontractuale și interesul nostru legitim de a răspunde.
Furnizarea platformei Xel către afaceri (conturi, conversații, comenzi, analize, suport) — executarea contractului cu afacerea.
Prelucrarea conversațiilor clienților finali — în numele și după instrucțiunile afacerii (operatorul), în baza contractului de prelucrare a datelor (DPA).
Securitatea, prevenirea abuzurilor și jurnalele de audit — interesul legitim de a proteja platforma și utilizatorii; obligații legale.
Facturarea și evidența contabilă — obligație legală.
Comunicări comerciale despre produsele Xelak — consimțământ sau, pentru clienții existenți, interes legitim, cu posibilitatea de dezabonare oricând.
Îmbunătățirea serviciului — doar metrici agregate sau de-identificate, separat pentru fiecare afacere. Nu antrenăm modele AI pe datele clienților.

6. Asistenții AI

Asistenții Xel funcționează după aceste reguli:

Se prezintă ca asistenți automați la începutul conversației și la revenirea de la un om la asistent; afacerile nu pot dezactiva această informare.
Prețurile, stocul, costurile și termenele de livrare comunicate de asistent provin din sistemele afacerii, nu sunt generate de model.
Puteți cere oricând să vorbiți cu un om; conversația este preluată de echipa afacerii.
Nu luăm decizii care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra dumneavoastră exclusiv pe baza unei prelucrări automate.
Furnizorii modelelor AI prelucrează datele doar pentru a genera răspunsul, prin API-uri care nu folosesc datele pentru antrenarea modelelor.

7. Datele primite de la platformele Meta

Când o afacere își conectează conturile Meta (Instagram, Messenger, WhatsApp) la Xel:

prelucrăm aceste date exclusiv în numele afacerii respective și la instrucțiunile ei, pentru a-i furniza serviciul pe care l-a solicitat;
datele fiecărei afaceri sunt păstrate separat de datele celorlalte afaceri și nu sunt folosite pentru alte afaceri;
nu vindem, nu licențiem și nu cumpărăm aceste date; nu le folosim pentru publicitate, supraveghere, decizii de eligibilitate (credit, angajare, asigurări, locuință etc.) sau pentru a construi profiluri în alte scopuri;
ștergem datele când nu mai sunt necesare, când afacerea își deconectează conturile sau încetează să folosească Xel, când o solicitați dumneavoastră sau Meta, ori când o cere legea — conform paginii de ștergere a datelor.

9. Transferuri internaționale

Platforma Xel este găzduită în Uniunea Europeană (Germania și Finlanda). Unele prelucrări ale modelelor AI pot avea loc în SUA (OpenAI, Voyage AI), pe baza mecanismelor legale de transfer (Cadrul UE–SUA privind protecția datelor și / sau clauze contractuale standard). La cererea afacerii, putem configura opțiunea „UE strict”, în care modelele AI rulează doar în regiuni din Uniunea Europeană.

10. Cât timp păstrăm datele

Duratele implicite de păstrare sunt:

mesajele din formularul de contact al site-ului: până la 24 de luni de la ultimul contact, apoi se șterg dacă nu a început o relație contractuală;
conversațiile clienților finali: 12 luni (configurabil de afacere); lead-urile: 24 de luni (configurabil de afacere);
jurnalele tehnice și trace-urile AI: 30 de zile;
evidența consumului și facturile: 5 ani (obligații fiscale); jurnalul de audit: 3 ani;
datele unei afaceri după încetarea contractului: 30 de zile pentru export, apoi ștergere;
copiile de siguranță: se suprascriu în 35 de zile; preferințele de cookie: 12 luni.

11. Securitate

Datele sunt criptate în tranzit și în repaus; datele fiecărei afaceri sunt izolate la nivelul bazei de date; secretele fiecărei afaceri (token-uri, chei) sunt criptate cu chei dedicate, gestionate separat de date; accesul echipei se face pe roluri, cu autentificare în doi pași și jurnalizare; datele sensibile sunt mascate în jurnale.

12. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul la acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului, precum și dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată. Pentru conversațiile cu o afacere care folosește Xel, vă puteți adresa direct afacerii sau nouă — o sprijinim pe aceasta să vă răspundă. Răspundem în termenul legal, de regulă în cel mult 30 de zile.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (Republica Moldova) sau, dacă locuiți în UE, la autoritatea de protecție a datelor din țara dumneavoastră (în România — ANSPDCP).

13. Ștergerea datelor

Instrucțiunile complete, inclusiv pentru persoanele care au conectat conturi prin Facebook Login, sunt pe pagina „Ștergerea datelor”, disponibilă din subsolul site-ului.

14. Minori

Serviciile Xelak se adresează afacerilor. Nu colectăm cu bună știință date despre copii în scopuri proprii; afacerile care folosesc Xel răspund de conformitatea comunicărilor cu clienții lor minori.

15. Modificări

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciile, furnizorii sau obligațiile legale. Versiunea în vigoare este publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări; despre modificările importante informăm clienții prin email sau în consolă.